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実施日:2011年12月16日

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以下、議事録本文です。(PDFと同じ内容です。)


今回は忘年会と並行して行われたので、議事録ではなく断片的な備忘録となっております。

成人式について

【事業部/幹事で決まったこと】

「へるすぴあ」にて実施。会費は無料の方針(未決定)往復はがきは発送済み、年末年始には届く代表幹事として、佐藤太貴も参加2次会は HUB例年通り、担当は宇野津の予定記念品は90個発注、既に完了している。(例年通りの名入れ付き目覚まし時計)

【要望】

2次会の表記は同期会にしてほしい

【目標】

今年は140人を目指す。

奨励賞について

前回に引き続きバドミントン部と弓道部を審議。
→バドミントン部は却下。弓道部は承認。
→理由は3回戦までいった程度が不明

中学野球部は準決勝で負けてしまったので却下

会則/細則改正について

来年度の総会で変えたい。主に役員人員の変更。来年度から学校の先生方にも何人か入ってもらいたい。岡田先生、長島先生 +鈴木所長を検討中行事表彰規定についても変えたい。現実に基づいた変更を加えたい。新設としてスピーチコンテストを加えたい。同期会に関する補助規定を変更。通信費および OB会の許可。通信費に関しては芝雄会を通して売店に頼んだ場合のみ少人数に関する規定をもっと明確にすべきか

【今後の予定】

今後総会までに詰める。同期会の人数は8~10、11~15で設定で予定。

周年事業に関して

【現状】

お金がかかるので、事業の見直しが必要。

  • a 日にちを変えずに学校かへるすぴあで。
  • b 学校の式典に合わせて、学校かへるすぴあで。

どちらも押さえられるが、bは先生の参加も期待できる。

【学校側では】

  1.  記念誌とDVDを作る
  2. 3つの式典を予定。
    体育館で午後記念式典。夕方食堂で祝賀会。
    10月30日、ほくとぴあで。生徒向けの講演会などを考えている
    11月3日の合同同期会に関しては教員に対しては卒業生を出している先生には参加を要請中。
  3. 食堂のリニューアル
    合同同期会も学校の行事として捉えている。

【豊田会長より経緯説明および議論】

11月3日にしたのは、休日で、さらに鉄道の日には別の行事があり、学校の創立記念日に近い日であるから。場所に関しては芝浦工業大学高等学校以上の代にとっては池袋がゆかりの地。 a案でも先生方はある程度呼べるのではないか。特に卒業生を出している先生は。

いなくなった先生方には学校か芝雄会側でやるかは協議だと考えている。(副校長・談)
どちらの名前で出すか、考えた方がいい。それによって、どちらが主体に動くのか決まると思う(池澤名誉会長・談)

同窓生を集めるのは同窓会ではないか?だが、学校側で現在大きく動いているので付属扱いの方が都合がいいのではないか?

芝雄会がやるのは宴会だけというのは少し変。(豊田会長・談)

11月3日でやった場合、どの程度まで学校関係者は来るとお考えか。
→当然、上位幹事は来ると思う。そっちは学校側でやってもらった方がいい。

ならば、役割分担が必要かと。

では、まずやはり日程と場所を決めよう。

日をあわせた方が来やすいが、その前に祝賀会をやっているので長くなってしまう。
→日付変わっても先生方は来られると思う(副校長・談)

この件についてもう一度持ち帰る。 13日で行うこと確定に。場所を検討したい。
→今までの卒業生に答えるためにも池袋でやりたい。10年後には出来ないから。

芝雄45号について

来年度は前述の合同同期会があり、早期の会費の回収・情報の周知を目的に芝雄の発行時期を早める。また、ページ数を増やすなど今までの芝雄ではしてこなかったことをして、第 46号以降の足がかりとしたい。

【第45号芝雄での改良事項】

A)発行日の前倒し

芝雄は会計報告も兼ねているため、最も 5月下旬から 6月上旬の発行となる。一人暮らしの学生会員を考えると 8月上旬の発行も検討できる。
→今後、検討が必要。どちらにも対応できるよう記事の収集は 5月までとする。

B)ページ数の増加

現在の芝雄はあまりにも読み応えがなさ過ぎるという意見。連絡事項だらけの会報では、合同同期会など重要なことにも興味をもってもらえないのではないか。そのため、今年は4ページ増加し、内容の濃いものを作りたい。
→例年より期限が短い中、それは可能か?

いつもは、 7月末.8月にかけて約 1ヶ月で制作しているが、 2月頭.3月下旬まで大学生は休みでかつ、中高は授業があるため十分可能だと考えられる。
→予算内で収まるか?増やしたとして、白黒ページなので大きな変動はないと思われる。見積もりによる業者変更は C項に示す。

C)印刷業者の選定

現在まで、芝雄の発行はシマザキ印刷にお願いしている。第 42号から記事編集を広報部が行い、第 43号から紙面制作も広報部が行っている。今回の芝雄は、ページの増加と、それに伴う製本(現在の折処理だけでなく)にお金がかかると予想されるため、現状のシマザキ印刷の他にも見積もりをお願いし、現在の予算内でどの程度のものが作れるのか見定めたい。ま
た、毎回ブラックボックスとなっていた芝雄制作費の内訳もこれにより解明し
ていきたい。

D)振込用紙の仕様変更(川村さんより)

現状、振込用紙には一口分の金額( 3000円)が既に印刷されている状態であるが、今後はより資金集めが重要となってくるため、その辺りなどを改善したい。

E)封筒の作り直し

芝雄発送用の封筒には以下の問題がある。

  1. 現在芝雄は緑色の封筒に三つ折りにされ、送付されている。これは紙面を非常に読み辛いものにしていると考えられる。(時に開くときなど)
  2. 芝雄発送にはクロネコメール便を利用している。そのため、転居などの住所不明の場合の再送作業が行われないのにかかわらず、表面に「ご本人が転居または転勤等で不在の場合は転送されるようお願いします。」との表記がある。
  3. 名称が芝浦工業大学中学高等学校同窓会となっているが、芝雄会の表記はない。略称なので問題はあまりないと思われるが、広報戦略として名前を浸透させたいなら載せるべきでないか。

12月11日時点で出た次回芝雄に対する改善は以上である。

【付記】

今回、広報部では参加者の都合などで特定の場所・時間で集まることができなかった。そこで、広報部および今回に必要な人の年齢層から考えて、インターネットで音声通信を行う「 Skype(スカイプ)」を利用した会議を行った。少人数および顔を合わせたものでなかったため、少々通常の会議より時間はかかったが、想像していたより有用な手段だと分かった。理由としては、『Skypeは場所を選ばないため、夜中でも集まることができる』『交通費がかからない』『テキストや各種ファイルを瞬時に会議参加者に送ることが出来る』という点からである。また、その反面、『利用する年齢層を選ぶ』『通信障害など途中で通話が途切れる』『ノイズが気になる』などデメリットも存在する。

今後も、その会議の内容に応じて、 Skypeと現実集合を使い分けたいと思う。

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