実施日：2017年4月8日
会場：豊洲新校舎1F 同窓会・父母の会室
以下、議事録本文です。（PDFと同じ内容です。）
1. 成人式
（1）3月11日に1次会/2次会を実施した。
1. 出席者
1次会……対象学年140名
2次会……対象学年95名+先生3名
2. 収支
10,902円の黒字になる見込み(2次会費の未収1名分を考慮した数字)
→未収1名分の費用回収については、依頼中。※4/8段階
（2）その他詳細については、次回の幹事会で報告あり(報告書が配布される)。
2. サヨナラ企画
（1）来場者数→2日間合わせて約700名（スタッフ/先生/来賓を含む）
（2）広報活動
- 芝雄/tot（大学広報誌）/フライヤー/ビラ/ホームページ/Facebook/Twitterにて告知をした。
→枚数と制作コストを報告書に追記する。 - 芝雄を用いて直接的な広報活動ができたことが、今回の広報活動の特徴である。
- 将来的な資産として、フライヤーなどの広報物（パンフレット含む）を一式現物保存する。
（3）当日の会費徴収
2日間合わせて230名の方に会費をお支払頂いた。（金額：690,000円）
→お支払頂いた方全員の氏名が把握できていない。
（4）その他修正事項/記載内容の過不足
→4/22の総会準備会では全て修正された報告書が用意される。
→現状、板橋校舎の卒業証書について記載がないため追記する。
（5）230名の方から会費納入を頂いた実績から、この企画への期待値の大きさが分かる。企画内容も充実しており、結果として成功したと言える。
（6）サヨナラ企画の事後アンケート
- 来場者とスタッフを対象に、サヨナラ企画の事後アンケートを行う。
→アンケート内容（案）：企画当日/企画運営について - アンケート結果は総会資料では取り上げないが、記録として保存する。
（7）企画運営の経費精算
- 企画ごとに領収書一式を個別精算したため、決算処理に時間がかかっている。
→企画ごとに決算報告書へ落とし込み後、提出されたらより良かった。 - 事前に決算報告書のフォーマットを、各企画の代表者へ配布するべきであった。
（8）サヨナラ企画のグッズ制作
- DVDと記念誌を作成する。
→DVDの作成費は10,000円、記念誌の作成は島崎氏に依頼する。
→DVD/記念誌ともに予約を承っている。
→記念誌の発送は12月を予定、予約者の住所は頂いているため別途振込書類を送る。 - マグカップがサヨナラ企画当日に完売した
→詳細は別途常任幹事にメールで説明あり。
（9） 弓道部より「部活動のOB会をやりたい」との話があった。
→芝雄会事業部で、各部活のOB会の運営は可能か?
→OB会の「サポート（支援）」程度のレベルで対応する。（継続審議）
3. 2017年度総会
（1）準備の現状
- 決算→準備中
- 予算→4月22日に書類が一式揃う。
→新校舎での初の芝生祭実施に伴い、耐久消費財の購入が想定されるため在校生
活動補助費の200,000円を復活させる。
（2）当日の配布物
- 2016年度
総会パンフレット（外注100部）/会費納入者一覧/成人式報告書/アンケート - 2017年度（予定）
総会パンフレット
※総会パンフレットの印刷は今回も外部業者に依頼（予定部数:300～400部）
※会費納入者一覧は用意しない。
4. 新しい同窓会・父母の会室の利用
（1）新規備品追加/インフラ整備について、必要であれば芝雄会で導入する。
- 導入を検討する設備
→ラック
→カメラ用ドライボックス
→複合機 - 導入するべき環境
→インターネット環境（光回線）※父母の会では独自にWiMAXを用意する、との事。
→NAS
（2）複合機
- 同窓会・父母の会室へ複合機を設置する。
→維持費（カウンター/保守メンテナンス）は、同窓会/父母の会で折半する。 - リースのため初期導入費は0円。生徒会の使用も想定される。
（3）導入備品の総額が未定であるが、「インフラ整備費」として予算を確保する。（継続審議）
5. 三十路同期会
（1）概要
- 代表窓口→田口氏
- 場所→豊洲校舎カフェテリア
- 来場者の取扱→原則としては招待
- 費用→パーティー費は芝雄会負担/景品（プレゼント）代は該当年代負担
- 条件：2次会までは関与しない
（2）三十路同期会の実施規模感
→還暦同窓会と同じレベル。企画は本人達が行う。
（3） 運営体制と実施日が決まっていない。
→学校行事との兼ね合いも考慮し、実施候補日を12月9日に設定した。
その他、連絡事項
次回の常任幹事会は総会準備会として実施
→4月22日（土）17:00スタート
