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実施日:2017年4月8日

会場:豊洲新校舎1F  同窓会・父母の会室

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以下、議事録本文です。(PDFと同じ内容です。)


1. 成人式

(1)3月11日に1次会/2次会を実施した。

1. 出席者

1次会……対象学年140名
2次会……対象学年95名+先生3名

2. 収支

10,902円の黒字になる見込み(2次会費の未収1名分を考慮した数字)
→未収1名分の費用回収については、依頼中。※4/8段階

(2)その他詳細については、次回の幹事会で報告あり(報告書が配布される)。

 

2. サヨナラ企画

(1)来場者数→2日間合わせて約700名(スタッフ/先生/来賓を含む)

(2)広報活動

  1. 芝雄/tot(大学広報誌)/フライヤー/ビラ/ホームページ/Facebook/Twitterにて告知をした。
    →枚数と制作コストを報告書に追記する。
  2. 芝雄を用いて直接的な広報活動ができたことが、今回の広報活動の特徴である。
  3. 将来的な資産として、フライヤーなどの広報物(パンフレット含む)を一式現物保存する。

(3)当日の会費徴収

2日間合わせて230名の方に会費をお支払頂いた。(金額:690,000円)
→お支払頂いた方全員の氏名が把握できていない。

(4)その他修正事項/記載内容の過不足
→4/22の総会準備会では全て修正された報告書が用意される。
→現状、板橋校舎の卒業証書について記載がないため追記する。

(5)230名の方から会費納入を頂いた実績から、この企画への期待値の大きさが分かる。企画内容も充実しており、結果として成功したと言える。

(6)サヨナラ企画の事後アンケート

  1. 来場者とスタッフを対象に、サヨナラ企画の事後アンケートを行う。
    →アンケート内容(案):企画当日/企画運営について
  2. アンケート結果は総会資料では取り上げないが、記録として保存する。

(7)企画運営の経費精算

  1. 企画ごとに領収書一式を個別精算したため、決算処理に時間がかかっている。
    →企画ごとに決算報告書へ落とし込み後、提出されたらより良かった。
  2. 事前に決算報告書のフォーマットを、各企画の代表者へ配布するべきであった。

(8)サヨナラ企画のグッズ制作

  1. DVDと記念誌を作成する。
    →DVDの作成費は10,000円、記念誌の作成は島崎氏に依頼する。
    →DVD/記念誌ともに予約を承っている。
    →記念誌の発送は12月を予定、予約者の住所は頂いているため別途振込書類を送る。
  2. マグカップがサヨナラ企画当日に完売した
    →詳細は別途常任幹事にメールで説明あり。

(9) 弓道部より「部活動のOB会をやりたい」との話があった。
→芝雄会事業部で、各部活のOB会の運営は可能か?
→OB会の「サポート(支援)」程度のレベルで対応する。(継続審議)

 

3. 2017年度総会

(1)準備の現状

  1. 決算→準備中
  2. 予算→4月22日に書類が一式揃う。
    →新校舎での初の芝生祭実施に伴い、耐久消費財の購入が想定されるため在校生

活動補助費の200,000円を復活させる。

(2)当日の配布物

  1. 2016年度
    総会パンフレット(外注100部)/会費納入者一覧/成人式報告書/アンケート
  2. 2017年度(予定)
    総会パンフレット
    ※総会パンフレットの印刷は今回も外部業者に依頼(予定部数:300~400部)
    ※会費納入者一覧は用意しない。

 

4. 新しい同窓会・父母の会室の利用

(1)新規備品追加/インフラ整備について、必要であれば芝雄会で導入する。

  1. 導入を検討する設備
    →ラック
    →カメラ用ドライボックス
    →複合機
  2. 導入するべき環境
    →インターネット環境(光回線)※父母の会では独自にWiMAXを用意する、との事。
    →NAS

(2)複合機

  1. 同窓会・父母の会室へ複合機を設置する。
    →維持費(カウンター/保守メンテナンス)は、同窓会/父母の会で折半する。
  2. リースのため初期導入費は0円。生徒会の使用も想定される。

(3)導入備品の総額が未定であるが、「インフラ整備費」として予算を確保する。(継続審議)

 

5. 三十路同期会

(1)概要

  1. 代表窓口→田口氏
  2. 場所→豊洲校舎カフェテリア
  3. 来場者の取扱→原則としては招待
  4. 費用→パーティー費は芝雄会負担/景品(プレゼント)代は該当年代負担
  5. 条件:2次会までは関与しない

(2)三十路同期会の実施規模感
→還暦同窓会と同じレベル。企画は本人達が行う。

(3) 運営体制と実施日が決まっていない。
→学校行事との兼ね合いも考慮し、実施候補日を12月9日に設定した。

 

その他、連絡事項

次回の常任幹事会は総会準備会として実施
→4月22日(土)17:00スタート

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