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実施日:2015年10月17日

会場:芝浦工業大学中学高等学校 会議室

議事録をPDF形式でダウンロード

 

以下、議事録本文です。(PDFと同じ内容です。)


1, 芝生祭出展(武永)

  • 最優秀:電技研
  • 優秀(展示):理科部
  • 優秀(ステージ):吹奏楽
  • 優秀(体験):鉄研
  • 特別ポスター:水泳部

※例年のポスター賞は今回無し(原因:実行委員側の対応不備)

2,芝生祭助成金と芝雄会賞の投票について(長谷川)

助成金で購入した物品の扱いが雑
→今年の実行委員会にペナルティが必要?(形式的であったとしても)

(例)今年購入した騒音計が旧総務の床に落ちていた。

ペナルティを課す目的

助成金の取り扱いを適当にするとどうなるか教える

ペナルティの内容

  • 案1:助成金の全額返却
  • 案2:半額返却
  • 案3:来年度は助成金無し

リスク

生徒の芝雄会に対する心象が悪くなる。

【結論】実行委員会に書面で注意する。

……注意を受けた旨を来年度の実行委員に引き継いで貰う

3,成人式(伊藤)

LINEのグループを作り、開催のお知らせと日程の報告を行なった。(グループの人数は100人以上)

今後はハガキでの告知も検討する。→親から子へのプッシュを期待する。

当日何をやるかは未定。

伊藤くん個人の構想

【1次会について】

外部の人を読んでお話をしてもらうのは難しい→カフェテリアで飲んでお話をしてもらうスタイルにしたい

【2次会について】

場所については、去年と同じ場所でやりたいと考えている。→(貸し切りにしたい場合)11月に仮予約をする必要あり。

今後の方針…運営してくれる仲間を引き入れる。

4,58回生の謝恩会&決起集会(長谷川)

『ビアージョWACCA池袋』を貸しきる方向で決まった。→人数も固まり貸し切りも決まったら、助成金9万円を補助する方針

5,来年の芝生祭実行委員会への助成金(のルール)について(佐藤)

案:新たに以下のルールを設ける→詳細:芝生祭実行委員会は、総会準備会(5月)の1周間前までに購入予定物品リストを提出する。

懸念材料:今の実行委員は4月から動き始めるので、スケジュール的に厳しいのでは?

【結論】

  1. 購入予定物品リストは実行員会と芝雄会の担当者で協議
    →この段階では購入の可能性のあるモノを全て出してもらう
    →助成金額をオーバーしてもOK
  2. 協議して助成金額内に収めた購入リストを、常任幹事会で議論

1と2の時期は未定(決まり次第厳守)
→未定だが、締め切りが決まり次第、担当者はシビアに対応する。

6,1年以上参加していない常任幹事への対応(佐藤)

定義:まず「参加してない」とは?

本人と連絡取れず、常任幹事会の出席などに関して全くレスポンスがない人

考慮すべきこと:社会人になって遠隔地に勤務してる人は来れない

「何らかの方法を使った意思確認」や「強制的に辞めてもらう」等の対応は厳し過ぎる

【結論】

  • 常任幹事から幹事へ異動
  • 部から外す(無所属とする)
  • どの常任幹事を幹事へ異動させるかは、以下の人が判断する。

判断する人

その代で参加している常任幹事の判断。レスポンス率による判断(by広報部長)

7,議事録の活用に関して

  • 現在はHPで公開しているが、時間がかかる。
    →原因:HPの管理が小林氏個人に集中している(一極集中による業務負荷増)
    →今後:HPの管理をマルチユーザー化する。
  • メーリスへの添付+一斉送信は極力さけた方が良い
    人によって端末や閲覧環境が異なるため
  • クラウド上で使用した資料を保存→実は既にやっている

【結論】

ネット上に議事録を公開後、そのURLをメーリスで配信する。※幹事会から1週間以内に告知する。

8、板橋校舎サヨナラ企画について

一夜限りのナイトキャンプの参加可能者について

案1:常任幹事のみ泊まれるようにする。
→表向きの名目は「企画準備」と言うことにする
→ナイトキャンプをネタに企画運営者をより集められるかも知れない。

案2:ナイトキャンプ参加希望者はアンケートフォーム等に事前登録制にする。
→学校側が泊まる人の素性を把握できるようにする。

サヨナラ企画の開催時間について

案:2017年3月25日土曜日10:00-3月26日日曜日15:00

意見:(土曜日が仕事で)日曜日しか来れない人もいるため、終了時間が早過ぎるのではないか?

教室ペインティングの実施時間

意見:特定の時間は設定せず、いつでもペインティングできるようにしても良いのではないか?
→時間軸で区切るのではなく、フロアーや教室で区切る。(例)教室ペインティングができるのは3Fだけ

懇親会におけるアルコールの取り扱い

学内は禁酒。外で飲んだものは学内に入れない。

サヨナラ企画の実施費用:企画を1つでも外注すると300万円程度かかる見込み。
→費用をどう集めるか?(回収するか?)

  • 案1 入場料を取る…振込制にする(事前に入場者数が分かる!!)
  • 案2 寄付金を募る
  • 案3 無料の企画と有料の企画を分ける
  • 案4 芝雄会からのお金
  • 案5 PTAのお金
  • 案6 企業協賛

【結論】

  • 校内のアルコールNG
  • ナイトキャンプは場所限定で事前予約制+人数を限定
  • 校内での飲食(軽食の持ち込み)は自己責任で。その他の食事は全部外で。
    →宴会形式にはしない
    →(1言で書くと)基本的には芝生祭と同じ方式。
  • サバゲーはもう1回模索する
    →道具の持ち込みの可否
    →安全面
    →レクリエーション保険の検討
  • 外観のペインティングは登録制にして、好き勝手描かせない。
    →理由:地域の景観や治安を考慮して。
    →この場合、中庭は外観に含まない。

※今後の情報共有体制について(広報部)

案:情報の内容によって知るべき人が異なるため、以下の3種類のメーリスを用意する。
→詳しくは次回の常任幹事会にて説明あり。

メーリスのアドレス(構想)

  • info@~~~ :情報を知りたい人全員向け
  • staff@~~~ :運営に関わりたいと、個別に手をあげてくれた人向け
  • core@~~~ :体制図に載っている人(コアメンバー)向け

今後の予定・来年度の日程

12月12日(土)18時半から第6回常任幹事会・忘年会(池袋東明飯店にて)

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