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実施日:2010年9月25日

会場:芝浦工業大学中学高等学校 会議室

議事録をPDF形式でダウンロード

 

以下、議事録本文です。(PDFと同じ内容です。)


1 芝生祭当日の動きについて

(1)当日配布するビラについて

  • A5のビラ
    →100~200 枚を白黒印刷。玄関で大学1年生(新任幹事)がお客さんに配布(手渡し)する。
  • A4のビラ
    →演習室1(同窓会出展教室)で配布
    →500 枚(+α)を白黒印刷。
    →表面の左端にドリンク無料引換券あり(食堂と売店には了承済み)。引換券裏の数字「10・12・13」は、ドリンクの値段を表し、後日同窓会に請求が来る。(請求金額は約60000円になる見込み)
    →引換券の下に、偽造防止のためのナンバリングをする

A4ビラの訂正点一覧

【表面】

  • 同窓会のすすめ → 同窓会 LOVE AGAIN 症候群
  • 10 月下旬 → 10月26日(火)
  • 同窓会芝生祭奨励賞授与 → 同窓会芝生祭及び体育祭奨励賞授与
  • 中学卒業証書授与式 → 中学卒業式

【裏面】

  • 同窓会援助 → 同窓会補助
  • 同窓会の援助 → 同窓会の補助

(2)写真プリントサービスについて……広報部が担当

  • PC 室のピクサスを、当日に備えて確保してあるが、そのドライバーがインストールできなかった。
    →出席者の全員一致により、事業部でA4対応プリンターの購入決定。(9 月28 日に購入、購入予算はある)
    →購入後のドライバーインストールは当日の朝、山田が実施(同窓会PC のディスクドライブが必要)
  • 購入後の設置(保管)場所は1F 会議室。
  • 芝生祭終了後の活用方法
    →常任幹事会の終了後、議事録をその場で印刷。これによって、議事録が参加者全員に行きわたり、情報共有が可能になる。また、次回の常任幹事会でも同じ議題を議論しなくて済む利点もある。

(3)よろず相談室について

  • よろず相談室担当者はスーツ着用で!
  • 同窓会の出展教室(演習室1)の奥に、よろず相談室のブースを2ヵ所設置。
  • よろず相談室の担当者は卒業年度・大学名・学部・学科・氏名を書いた名札を設置
  • 芝浦工大のよろず相談室について(担当者:荒井)
    →1日目のみ14:00 スタート ※3時間遅れてスタートするため、予約制(整理券制)を実施
    →2日目は通常通り実施

(4)優秀団体の投票について

  • 芝生祭実行委員会が投票用紙を作成
    →投票対象団体・投票内容は去年と同じ。パンフに挟んでお客さんに渡す。
  • 当日の、お客さんに投票を促す活動は、芝生祭実行委員会で実施する
  • 開票は10月23日の体育祭が終了してから(16:30以降に)、同窓会メンバーで実施
    →実施教室は演習室4
  • 同時に演習室4を同窓会で丸1日確保。瀧井さんは9:00 から体育祭の撮影を行う。
  • 開票作業のメンバー募集を後日行う。
  • 開票作業開始時間は、後日プログラムをもらってから決める
    →体育祭担当の松崎先生からプログラムをもらうことができる。
    →プログラムは本番1週間前に完成予定。
  • 体育祭開催概要
    →10月23日(土)に実施(雨天時は翌日に順延)
    →時間は、9:00 から16:30 までの予定

(5)当日の写真撮影について

  • 1日目は途中で写真撮影の担当者が交代する
    →【1日目】~12:30 瀧井さん担当 14:00~ 荒井担当
    →【2日目】丸1日瀧井さん担当
  • もしかしたら、写真撮影の他に、ビデオ撮影もするかも知れない

(6)その他

  • 同期会の受付は大島さんが担当
  • 演習室1の常駐者の中に芝浦工大の学生を
    →瀧井さんが常駐(写真撮影と同時進行で)
  • 当日の連絡手段はケータイで
    →トランシーバーだと、実行委員会のトランシーバーなどと混信するため。
    →両日ともに自由行動の常任幹事は、緊急時に同窓会ブースへ呼び出される可能性あり。

2 同窓会そのものの運営について

(1)常任幹事会実施のお知らせについて

今回は糠沢さんがGmailを使ったが、うまくいかなかった。
→学校側で名簿管理できたほうがよいので、次回以降からは従来通り郵便で。

(2)人事について

広報部は小林さんに仕事が集中している。【組織的に問題あり】
→事業部のように責任分担制にしたほうがよい。(広報部の責任のありかを明確にする)

  • 【案1】副部長の下の“副副部長”のポジションを設ける
  • 【案2】山田を広報部長にする。(→小林さんの承認が必要。次回の常任幹事会にて決定)

事業部副部長 則武考政さんについて
→本人は同窓会からの辞退を希望(→同窓会常任幹事名簿から削除する方針で)

事業部副部長の欠員が出るので、川村さんが新しい副部長を2名選ぶ
→その結果、大瀧と瀧井さんの2名が選ばれる(同時に、瀧井さんは広報部から事業部へ異動)

3 同窓会奨励賞について

  • 今年度体育祭での同窓会奨励賞
    →優勝者(団体)に授与(それでも合計約100 名。今年は応援団の団員にも!?)
  • 同窓会奨励賞授与にあたって、今後の課題
    →授与した人間をリストアップしておく
    →何らかの大会で優勝した個人・団体(部活)には、すぐに賞の授与が可能な環境を作る。そのためには、山川先生が職員会議で先生方に説明する必要がある。
  • もっと気軽にあげる賞を創設の必要性があるかも知れない
    →優勝しなくとも、「がんばった」と言う事実に対して表彰する賞の新設
  • 体育祭の賞に関しては、事業部で賞の授与に関する新しい仕組みを作る

4 次回の常任幹事会について

11月下旬に忘年会を兼ねて行う。
→お店は、糠沢さんが決めて予約をとる。

※ 詳しい日付は、会長と山川先生が相談して決定。

 

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