実施日：2010年9月25日
会場：芝浦工業大学中学高等学校 会議室
以下、議事録本文です。（PDFと同じ内容です。）
1 芝生祭当日の動きについて
（1）当日配布するビラについて
- A5のビラ
→100～200 枚を白黒印刷。玄関で大学1年生(新任幹事)がお客さんに配布(手渡し)する。 - A4のビラ
→演習室1(同窓会出展教室)で配布
→500 枚(+α)を白黒印刷。
→表面の左端にドリンク無料引換券あり（食堂と売店には了承済み）。引換券裏の数字「10・12・13」は、ドリンクの値段を表し、後日同窓会に請求が来る。（請求金額は約60000円になる見込み）
→引換券の下に、偽造防止のためのナンバリングをする
A4ビラの訂正点一覧
【表面】
- 同窓会のすすめ → 同窓会 LOVE AGAIN 症候群
- 10 月下旬 → 10月26日（火）
- 同窓会芝生祭奨励賞授与 → 同窓会芝生祭及び体育祭奨励賞授与
- 中学卒業証書授与式 → 中学卒業式
【裏面】
- 同窓会援助 → 同窓会補助
- 同窓会の援助 → 同窓会の補助
（2）写真プリントサービスについて……広報部が担当
- PC 室のピクサスを、当日に備えて確保してあるが、そのドライバーがインストールできなかった。
→出席者の全員一致により、事業部でA4対応プリンターの購入決定。（9 月28 日に購入、購入予算はある）
→購入後のドライバーインストールは当日の朝、山田が実施（同窓会PC のディスクドライブが必要） - 購入後の設置(保管)場所は1F 会議室。
- 芝生祭終了後の活用方法
→常任幹事会の終了後、議事録をその場で印刷。これによって、議事録が参加者全員に行きわたり、情報共有が可能になる。また、次回の常任幹事会でも同じ議題を議論しなくて済む利点もある。
（3）よろず相談室について
- よろず相談室担当者はスーツ着用で！
- 同窓会の出展教室（演習室1）の奥に、よろず相談室のブースを2ヵ所設置。
- よろず相談室の担当者は卒業年度・大学名・学部・学科・氏名を書いた名札を設置
- 芝浦工大のよろず相談室について(担当者：荒井)
→1日目のみ14：00 スタート ※3時間遅れてスタートするため、予約制（整理券制）を実施
→2日目は通常通り実施
（4）優秀団体の投票について
- 芝生祭実行委員会が投票用紙を作成
→投票対象団体・投票内容は去年と同じ。パンフに挟んでお客さんに渡す。 - 当日の、お客さんに投票を促す活動は、芝生祭実行委員会で実施する
- 開票は10月23日の体育祭が終了してから（16:30以降に）、同窓会メンバーで実施
→実施教室は演習室4 - 同時に演習室4を同窓会で丸1日確保。瀧井さんは9:00 から体育祭の撮影を行う。
- 開票作業のメンバー募集を後日行う。
- 開票作業開始時間は、後日プログラムをもらってから決める
→体育祭担当の松崎先生からプログラムをもらうことができる。
→プログラムは本番1週間前に完成予定。 - 体育祭開催概要
→10月23日（土）に実施（雨天時は翌日に順延）
→時間は、9：00 から16：30 までの予定
（5）当日の写真撮影について
- 1日目は途中で写真撮影の担当者が交代する
→【1日目】～12：30 瀧井さん担当 14:00～ 荒井担当
→【2日目】丸1日瀧井さん担当 - もしかしたら、写真撮影の他に、ビデオ撮影もするかも知れない
（6）その他
- 同期会の受付は大島さんが担当
- 演習室1の常駐者の中に芝浦工大の学生を
→瀧井さんが常駐(写真撮影と同時進行で) - 当日の連絡手段はケータイで
→トランシーバーだと、実行委員会のトランシーバーなどと混信するため。
→両日ともに自由行動の常任幹事は、緊急時に同窓会ブースへ呼び出される可能性あり。
2 同窓会そのものの運営について
（1）常任幹事会実施のお知らせについて
今回は糠沢さんがGmailを使ったが、うまくいかなかった。
→学校側で名簿管理できたほうがよいので、次回以降からは従来通り郵便で。
（2）人事について
広報部は小林さんに仕事が集中している。【組織的に問題あり】
→事業部のように責任分担制にしたほうがよい。（広報部の責任のありかを明確にする）
- 【案1】副部長の下の“副副部長”のポジションを設ける
- 【案2】山田を広報部長にする。（→小林さんの承認が必要。次回の常任幹事会にて決定）
事業部副部長 則武考政さんについて
→本人は同窓会からの辞退を希望(→同窓会常任幹事名簿から削除する方針で)
事業部副部長の欠員が出るので、川村さんが新しい副部長を2名選ぶ
→その結果、大瀧と瀧井さんの2名が選ばれる(同時に、瀧井さんは広報部から事業部へ異動)
3 同窓会奨励賞について
- 今年度体育祭での同窓会奨励賞
→優勝者(団体)に授与(それでも合計約100 名。今年は応援団の団員にも!?) - 同窓会奨励賞授与にあたって、今後の課題
→授与した人間をリストアップしておく
→何らかの大会で優勝した個人・団体(部活)には、すぐに賞の授与が可能な環境を作る。そのためには、山川先生が職員会議で先生方に説明する必要がある。 - もっと気軽にあげる賞を創設の必要性があるかも知れない
→優勝しなくとも、「がんばった」と言う事実に対して表彰する賞の新設 - 体育祭の賞に関しては、事業部で賞の授与に関する新しい仕組みを作る
4 次回の常任幹事会について
11月下旬に忘年会を兼ねて行う。
→お店は、糠沢さんが決めて予約をとる。
※ 詳しい日付は、会長と山川先生が相談して決定。
